信息資產管理：像管錢一樣管好你的數據與知識

詹姆斯•普萊斯（James Price）

詹姆斯在信息技術領域擁有逾30年從業經驗，是國際公認的作家與演說家。作為Experience Matters公司創始人，他專註於協助各類組織優化數據、信息及知識資產的管理效能，以解決信息資產對組織至關重要卻普遍管理不善的問題。國際權威IT咨詢機構Gartner對其與南澳大利亞大學的合作給予高度評價，認為其教學模式“成效顯著”，研究成果“具有開創性”。Aquatic Informatics的斯圖爾特•漢密爾頓（Stuart Hamilton）評論道：“他精準揭示了21世紀經濟中制約生產力的關鍵因素，這一發現具有重要價值卻長期被忽視。”

詹姆斯專註於：

1）構建融合專業素養、態度謙遜、團隊協作、有效溝通與積極氛圍的企業文化。

2）助力客戶通過科學管理信息資產獲取可量化的商業價值。

3）通過跨國研究、學術著作、行業演講及擔任數據領導者組織（www.dataleaders.org）主席等多元化方式，推動全球信息資產管理領域的發展。

尼娜•埃文斯（Nina Evans）

尼娜最初是一名化學工程師，隨後取得計算機科學榮譽學士學位和教育學文憑，繼而轉入高等教育領域。她持有信息技術碩士學位、工商管理碩士學位和博士學位，曾擔任講師、行業聯絡經理、副院長、系主任和副校長等職務。目前，她擔任南澳大利亞大學STEM學術單位首席教授，負責指導教研人員開展研究工作，並擔任信息技術碩士的任課老師。她的教學與研究專註於商業與信息技術交叉領域、信息與知識管理、企業全面數字化轉型以及信息與通信技術（ICT）領導力。已指導多名博士生完成學業，出版3部專著，並在權威期刊和學術會議發表論文百余篇。尼娜致力於產學研合作，本書是她與詹姆斯長達12年合作的成果，融合了詹姆斯的行業經驗與她的學術研究方法。這種合作基於“超越對錯之爭，合力追求最優解”的互信關系。

馬歡，國際數據與人工智能管理協會有限公司主席、DAMA數據管理社區主理人、數據管理師 CDMP Master。《DAMA數據管理知識體系指南》（原書第1版和第2版）的主要譯者，領導翻譯了《首席數據官管理手冊：建立並運行組織的數據供應鏈》《DataOps實踐手冊：敏捷精益的數據運營》《數據質量實踐手冊：4步構建高質量數據體系》等多部數據領域專著，對數據管理知識體系有深刻的認識和理解。

叢興滋，高級工程師，DAMA國際數據管理協會CDMP認證專家（Master級）、工業和信息化部人才交流中心“首席數據官”“首席數據資產運營官”認證專家、DAC全球數據資產理事會特聘專家，現任數據科技公司首席數據官（副總經理級）、山東省數字經濟標準化技術委員會專家委員（數字化保障標準化工作組）。具備20年以上信息化建設、數字化轉型及數據治理實踐經驗。

田震，高級工程師，DAMA數據治理工程師，DCMM數據管理師，DAC全球數據資產理事會特聘專家，濟南市大數據產業專家，濟南市高層次人才。10年政府數字化轉型實踐經驗，擅長政務數據共享開放及數據治理產品規劃、數據應用創新等，參與過國家、上海等多地政務大數據規劃工作，具備數據要素流通與公共數據授權運營業務實踐。

專家讚譽

自序

譯者序

前言

第1章 組織的核心職能及商業邏輯剖析

1.1內容介紹

1.2本章摘要

1.3組織的職能

1.4組織的資產

1.5高效且有效地配置資源的重要性

1.6治理與管理

1.7無形資產及其價值

1.8統一術語的必要性

1.9思考題

1.10參考文獻

第2章 常見的信息資產及其重要性探究

2.1內容介紹

2.2本章摘要

2.3信息資產是什麼

2.4信息資產的價值和脆弱性

2.5信息資產治理和管理

2.6太陽底下沒有新鮮事

2.7信息資產管理的好與壞

2.8信息資產的管理過程

2.9高管同行的訪談選摘

2.10思考題

2.11參考文獻

第3章 妥善治理和管理信息資產的障礙

3.1內容介紹

3.2本章摘要

3.3我們研究的動因

3.4我們研究的方式

3.5我們研究的結果

 3.5.1發現1：認知與見解

 3.5.2發現2：投資理由舉證

 3.5.3發現3：治理

 3.5.4發現4：領導力與管理

 3.5.5發現5：支持系統及實踐

3.6研究結果的驗證

3.7參考文獻

第4章 妥善管理信息資產的整體性模型

4.1內容介紹

4.2本章摘要

4.3領域1：業務影響

4.4領域2：高管意識

4.5領域3：業務環境

4.6領域4：領導力與管理

4.7領域5：信息資產環境

4.8領域6：信息技術

4.9領域7：信息資產管理行為

4.10領域8：信息資產質量

4.11領域9：信息資產利用

4.12領域10：投資理由舉證

4.13十個領域的相互作用

4.14參考文獻

第5章 信息資產管理的業務影響性分析

5.1內容介紹

5.2本章摘要

5.3領域1：業務影響

5.4好與壞的表現

5.5實現效益和理解業務影響的困難

5.6卡車類比信息資產管理

5.7信息資產的風險

 5.7.1訪問安全

 5.7.2災難恢覆和業務連續性

 5.7.3訴訟舉證

 5.7.4合規遵從

 5.7.5競爭優勢

 5.7.6人身安全

5.8信息資產的成本

5.9信息資產的價值

5.10信息資產的收益

 5.10.1收入的損失

 5.10.2成本的增減

 5.10.3生產力的增減

 5.10.4信譽或難堪

 5.10.5紙張的節約

5.11信息資產倫理

5.12思考題

5.13參考文獻

第6章 信息資產的高管意識重要性分析

6.1內容介紹

6.2本章摘要

6.3領域2：高管意識

6.4好與壞的表現

6.5思考題

6.6參考文獻

第7章 業務治理和管理為什麼至關重要

7.1內容介紹

7.2本章摘要

7.3領域3：業務環境

7.4治理與管理

7.4.1業務治理

7.4.2資產治理

7.5管理

 7.5.1資產管理

 7.5.2業務治理的重要性

7.6好與壞的表現

7.7業務框架

7.8缺乏業務治理

7.9思考題

7.10參考文獻

第8章 領導力與管理促進信息資產實踐

8.1內容介紹

8.2本章摘要

8.3領域4：領導力與管理

8.4好與壞的表現

8.5缺乏高層支持

8.6缺乏妥善管理信息資產的激勵

8.7組織必須向利益相關者展示收益

8.8管理者既沒有設定期望也不能以身作則

8.9文化氛圍至關重要但人們抵制變革

8.10思考題

8.11參考文獻

第9章 妥善治理和管理信息資產的前提

9.1內容介紹

9.2本章摘要

9.3領域5：信息資產環境

9.4好與壞的表現

9.5首席信息官（CIO）的作用

9.6妥善治理和管理信息資產的前提

9.7思考題

第10章 信息技術對信息資產管理的貢獻

10.1內容介紹

10.2本章摘要

10.3領域6：信息技術

10.4好與壞的表現

10.5思考題

10.6參考文獻

第11章 信息資產管理行為的影響性分析

11.1內容介紹

11.2本章摘要

11.3領域7：信息資產管理行為

11.4好與壞的表現

11.5信息行為

11.6信息資產所有權

11.7信息共享行為

 11.7.1信息囤積

 11.7.2信息隱藏

11.8對信息資產管理計劃的抵制

11.9每個人的責任

11.10思考題

11.11參考文獻

第12章 信息資產質量的內涵及其重要性

12.1內容介紹

12.2本章摘要

12.3領域8：信息資產質量

12.4好與壞的表現

12.5優質信息資產的涉及面

12.6數據質量的重要性

12.7信息資產的質量評估

12.8誰有變革的力量

12.9高管的應知事項

12.10高管的應做事項

12.11如何創建、改進、管理和保持數據質量

12.12失敗的原因

12.13如何最大限度地提高成功的概率

12.14思考題

12.15參考文獻

第13章 信息資產開發與利用的前提條件

13.1內容介紹

13.2本章摘要

13.3領域9：信息資產利用

13.4好與壞的表現

13.5你最寶貴的資產

13.6為什麼要讓信息資產發揮作用：業務影響

13.7信息資產發揮作用的前提條件

 13.7.1珠寶店主案例

 13.7.2律師事務所案例

 13.7.3海軍造船案例

13.8思考題

第14章 信息資產投資合理性的舉證難題

14.1內容介紹

14.2本章摘要

14.3領域10：投資理由舉證

14.4好與壞的表現

14.5投資理由舉證模型

14.6信息資產管理投資合理性的舉證為何如此困難

 14.6.1缺乏動機或催化劑

 14.6.2合規需求通常是唯一的驅動因素

 14.6.3信息資產管理在日覆一日的忙碌中被忽視

 14.6.4管理信息資產的成本未知

 14.6.5信息資產的價值未知

 14.6.6數據、信息和知識的價值具有情境性

 14.6.7信息資產價值在企業出售時才能體現

 14.6.8會計準則不能充分反映數據、信息和知識的價值

 14.6.9有效管理信息資產的收益未被理解

 14.6.10妥善管理信息資產的收益是無形的

 14.6.11妥善管理信息資產的收益錯綜覆雜

 14.6.12妥善管理信息資產的收益難以量化

 14.6.13在某些服務行業，效率低下更劃算

 14.6.14信息資產管理本身是非常乏味的

 14.6.15人們總有自己的議程

 14.6.16風險管理被視作一種負擔

 14.6.17積極行動的理由

14.7思考題

14.8參考文獻

第15章 管理信息資產以助推數字化轉型

15.1內容介紹

15.2本章摘要

15.3數字化業務轉型的整體觀

15.4數字化業務轉型的驅動因素

15.5數字化業務轉型的認知誤區

15.6信息管理是數字化業務轉型的基礎

15.7信息資產管理與數字化轉型相結合的優勢

 15.7.1實現“一數一源”

 15.7.2及時無誤交付

 15.7.3提高操作效率

 15.7.4提高協作效率

 15.7.5滿足合規要求

 15.7.6服務未來創新

15.8參考文獻

第16 章接下來的行動指南

16.1內容介紹

16.2本章摘要

16.3你的信息資產至關重要

16.4本書內容摘要

16.5我們的建議：下一步要做什麼

16.6我們的建議：下一步不要做什麼

16.7可用的資源

16.8參考文獻

附錄：術語中英文對照

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前言/序言

本書面向所有與數據、信息和知識打交道的人士，在數字經濟飛速發展的當下，極少有人不在此列。我們有意將本書打造成一部挑戰傳統觀念的作品，旨在激發思考、引起危機感，以此推動變革。書中匯集了我們15年的研究成果，涵蓋了過去25年的實證研究，展示了項目中的痛點和經過驗證的建議。我們的研究跨越了三大洲，涵蓋了70多位首席執行官和董事會成員的見解，這些研究均通過了倫理審查和同行評審，並已發表在多個高級別的期刊和會議論文集中。根據倫理審查的要求，我們對所有案例和引語中的身份信息進行了保護，除非獲得了明確的引用許可。本書旨在幫助讀者實現個人和組織的目標以取得卓越成就，同時也為激發更多讀者的靈感。

我們希望本書內容易於理解，適合在旅途中閱讀，如從悉尼飛往墨爾本的航班上。為了確保實用性，我們提供了多種工具，包括檢查清單、問題集以及可直接應用的行動指南。我們期望本書不僅能提供知識，還能激勵讀者立即將所學付諸實踐。

本書深入探討了如何有效治理和管理組織中寶貴且易受攻擊的資產——數據、信息和知識，統稱為信息資產。信息資產的有效管理並不總是需要覆雜的技術或高昂的成本。

以一家全球葡萄酒公司為例，該公司的酒莊總經理成功實施了一項低成本的信息資產管理實踐，顯著改善了酒莊的信息資產管理效率。該項目在沒有增加任何計算機硬件和軟件投資的情況下，僅用了短短八周時間就實現了收支平衡，並將生產力提升了超過10%。總經理分享說：“在我們所有的投資中，沒有哪個項目能迅速地帶來如此顯著的成果，並得到員工的高度認可。”這表明，通過優化信息資產管理，即使是小規模的變革也能帶來巨大的業務價值。

信息資產兼具高價值和脆弱性特征，通常面臨管理不善的窘境，原因是多方面的。首先，治理體系不健全，信息資產在業務、資產層面都缺乏有效的治理，這也是最關鍵的原因；其次，管理收益難評估，許多組織在量化信息資產的價值、評估有效管理這些資產所帶來的收益方面面臨嚴峻挑戰；最後，會計準則不支持，由於信息資產及其收益大多屬於無形資產，根據國際財務報告準則和美國公認會計原則（GAAP），它們無法資本化並記錄在資產負債表上，這進一步增加了核算的難度。

根據我們的經驗，在信息資產管理上取得顯著成效的往往是一些中等規模的組織，它們在發展壯大過程中遇到了信息資產管理問題，同時也具備妥善處理相應問題的靈活性。在這些組織中，通常有一位熱衷於追求業務成效的領導者，他認識到通過改善信息資產管理可以顯著提升業務成效，並且他的職位足夠高，能夠推動並實施持久的變革。

在我們看來，信息資產管理意識在組織中的表現可以分為以下六個層次。

1）沒有問題：組織能夠隨時獲取所需的信息，這是一個理想狀態，極少數組織能夠達到。即使是小型組織，也常在關鍵時刻難以獲取所需信息。

2）問題存在但未被意識到：許多組織可能未能察覺到信息管理中存在的問題，因此不會采取相應的解決措施。

3）問題被識別但缺乏解決動力：組織雖然意識到了問題的存在，但可能由於資源限制、優先級排序或其他原因，缺乏解決問題的動力。這種態度可能導致問題持續存在，如“我們有信息資產經理，我們都很好，傑克”，或者“危機？什麼危機？沒有危機”。

4）問題被識別並且具有解決意願：這類組織已經認識到問題，並有強烈的意願去解決。他們面臨著巨大的發展機遇，因為他們已經開始尋找解決方案，並準備采取行動。

5）問題正在被解決：這些組織不僅識別了問題，而且正在積極采取措施解決。盡管在解決過程中可能會遇到挑戰，但他們同樣擁有巨大的機會，因為他們正在朝著改善信息資產管理的方向前進。

6）問題已得到改善：只有少數組織能夠識別問題並成功地改善信息資產管理。我們對這些組織取得的成效及其實現方式非常感興趣，如果你願意分享成功經驗，請與我們聯系。

以石油和天然氣行業為例，在這裏信息資產管理雖然不是一個新概念，但將其真正作為關鍵資源進行有效管理的實踐並不普遍。在一次行業協會的全國會議上，一位論文評審員指出，盡管許多大型石油和天然氣公司已經設立了信息資產管理崗位，但這並不等同於他們已經有效地將信息資產作為關鍵資源進行管理了。根據我們的經驗，實際情況往往與理想狀態有所差距。在與多家礦業、石油和天然氣公司的合作中，我們尚未遇到哪家公司能夠充分展示出他們將數據、信息和知識作為重要的商業資產來管理的明確證據。

對於上述內容仍有疑慮嗎？請繼續閱讀並思考以下的問題和答案。

問題1：貴公司的董事和董事會成員多久會要求審閱一次公司的財務報表，以及財務資產管理狀況報告？

回答：每一次董事會會議。每個月。

追問：他們多久會要求審閱一次信息報表，也就是組織信息資產管理情況報告？

回答：董事會甚至不知道它們是什麼。

問題2：試想一下，如果采用管理信息資產的治理模式、問責制度和道德標準來管理金融資產，你的組織將會演變成什麼樣子？ 

回答1：一位全球石油和天然氣公司的高管表示：“我們可能會在一周內破產。組織中的任何成員都能在未經授權和不報告的情況下，隨意使用資金，無論金額大小或目的如何。因為我們的信息管理就是這樣混亂，仿佛現金可以被隨意裝在手推車裏從這裏成堆地運走。”

回答2：華盛頓特區一家律師事務所的知名股權合夥人指著地板，用一個比喻來說明問題。

“就像那邊的那個家夥一樣。”

“那邊的哪個家夥？”

“沒錯，就是那個看不見、不存在的家夥。如果繼續忽視這個問題，在周四之前，我們的企業就會和那個家夥一樣消失不存在了。”

現在你已經看到了其他高管的觀點，對於上述問題，你的回答是什麼？

對於高層管理者而言，有效的信息資產管理是一種至關重要的支持工具，它能夠改善商業決策的質量，降低潛在的風險，減少不必要的成本開支，並創造實質性的商業價值和利益。當員工能夠訪問到準確、及時的信息，並以此提高工作效率和專業性時，他們不僅能夠帶著成就感完成工作，還能夠更好地平衡工作與生活，享受與家人團聚的時光。然而，現實中信息資產常常面臨管理不善的窘境，這不僅阻礙了上述收益的實現，還可能導致風險增加、資源浪費和員工士氣低落。長期來看，這些問題可能會導致產品質量下降、客戶服務水平降低、削弱組織的市場競爭力，甚至可能導致市值損失或失去運營資格，最終導致業績達不到預期。

接下來我們將展示以下觀點：

 組織的存在是為了在正確的時間以合理的價格，向有需要的人提供合適的產品或服務。

 它們通過有效配置和利用可用資源或原材料來實現這一目標。

 最成功的組織能夠在消耗最少資源的同時為客戶提供最大價值。

 數據、信息和知識是實現這些目標的關鍵資源。

 然而,這些資源的治理和管理通常不盡如人意。我們將通過同行評審的研究和實際案例來支持這一觀點。

 信息資產管理不善的原因可以歸納為十個關鍵領域，每個領域都是本書某一章的核心主題。

 通過深入研究每個領域，你可以構建自己的信息資產管理實踐，並描繪出這些實踐對業務的影響。

 在書中幾乎每一章的末尾，我們都將提出一些挑戰性的問題，以供你和你的團隊深思。

 最後，我們將為你提供建議和後續行動的方向。

在本書大多數章節的末尾，我們特意設計了一系列挑戰性問題，旨在鼓勵組織內部對話和自我反思。這些問題是我們多年觀察和實踐經驗的結晶，它們揭示了在管理和治理組織的關鍵商業資產（尤其是數據、信息和知識）方面的不一致性和潛在問題。我們希望能夠引導讀者不僅理解信息資產管理的理論基礎，而且能夠將這些理論應用於實踐，以實現組織的戰略目標。