Microsoft SharePoint 2007 Unleashed (Paperback)

Michael Noel, Colin Spence

  • 出版商: SAMS
  • 出版日期: 2007-04-22
  • 售價: $1,800
  • 貴賓價: 9.5$1,710
  • 語言: 英文
  • 頁數: 840
  • 裝訂: Paperback
  • ISBN: 0672329476
  • ISBN-13: 9780672329470
  • 相關分類: SharePoint

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商品描述

Description

SharePoint provides a cost-effective, easy-to-implement solution for organizations interested in enhancing team collaboration, document management, and search functionality and in providing a portal to access corporate resources and intranet/extranet environments. The SharePoint 2007 family (consisting of Windows SharePoint Service 3.0 and Microsoft Office SharePoint Server 2007) build upon these features and toolsets and introduce a staggering array of new tools and capabilities that undeniably make SharePoint 2007 an enterprise-class solution.

 

This new edition walks IT professionals, website designers, SharePoint administrators, and SharePoint power users through the design, implementation, and customization process. Exciting new capabilities such as workflow, records management, web content management, business processes, and business intelligence features are covered in depth. Best practices are provided for planning the architecture, scaling to meet the organization’s needs, migrating from SharePoint 2003, and managing the farm or multi-farm environment.

 

Michael Noel, MCSE+I, MS-MVP, is a partner at Convergent Computing. Michael’s writings and worldwide public speaking experience leverage his real-world expertise in designing, deploying, and administering IT infrastructure for his clients.

 

Colin Spence, MCP, is a partner at Convergent Computing, an Oakland, California, consulting company, and has been a contributing author to several bestselling Unleashed books.

 

Part I: SharePoint 2007 Overview, Planning, and Implementation provides an introduction to SharePoint 2007 technologies and covers the architecture process. Details on installing SharePoint 2007 and processes for migrating from SharePoint 2003 are included.

 

Part II: Using SharePoint 2007 Technologies covers the core feature set of SharePoint 2007 that power users and administrators will need to master, including libraries, lists, designing and managing pages, workspaces, and sites.

 

Part III: Managing a SharePoint Environment provides best practices on managing and administering the SharePoint infrastructure, securing the environment, maintaining and managing the environment and databases, and backing up and restoring the SharePoint 2007 environment.

 

Part IV: Extending the SharePoint Environment goes into detail on the topics of configuring email-enabled content, Exchange Server integration, enabling presence information with Office Communication Server 2007, and securing remote access with ISA Server 2006. In addition, chapters are included on using SharePoint Designer 2007.

Table of Contents 

Introduction............................................1

 

Part I SharePoint 2007 Overview, Planning, and Implementation

 

1 Introducing SharePoint 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . .5

Understanding the Business Needs and Drivers for SharePoint 2007 . . . . . . . . . 6

Organizing and Streamlining Document Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

Collecting and Organizing Data with Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

Providing Collaborative Structure with Workspaces, Pages, and Sites . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . 13

Personalizing SharePoint Server 2007 with Personal Sites . . . . . . . . . . . . . . 15

Collaborating with SharePoint 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

Leveraging Workflow for Enhanced Collaboration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

Enhancing Calendaring. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

Blogging with SharePoint 2007. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

Using Wikis for User-Generated Content . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

Determining User Presence Information. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

Accepting Emails Directly into Site Content. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

Presenting and Navigating Content in SharePoint 2007. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

Using the Sites Directory to Find Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

Managing Content in SharePoint 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

Restricting Data Abilities Using Information Rights Management . . . 22

Assigning Retention and Auditing Policies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

Finding Information with SharePoint Indexing and Search . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24

Using Improved SharePoint Search Capabilities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24

Creating and Managing Search Scopes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

Comparing the Versions of SharePoint. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

Detailing the Specific SharePoint 2007 Products . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

Outlining Key Features Differences Between WSS and MOSS. . . . . . . . . . 27

Integrating Office 2007 Components with SharePoint 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

Integrating Outlook 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

Using Word 2007 with SharePoint Sites. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30

Managing Excel 2007 and Excel Services for SharePoint . . . . . . . . . . . . . . . . 31

Customizing SharePoint Content with SharePoint Designer 2007 . . . 31

Administering and Monitoring SharePoint 2007. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

Backing Up and Restoring SharePoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

Using the SharePoint Best Practices Analyzer. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

Monitoring a SharePoint Environment with the SharePoint

Management Pack for Microsoft Operations Manager 2005 . . . . . . . . . 34

Securing the SharePoint Environment with ISA Server 2006 . . . . . . . . . . 35

Summary. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36

Best Practices. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36

 

2 Planning and Architecting a SharePoint 2007 Deployment . . . . . . . . . . . . . . . . . .39

Understanding SharePoint Design Components . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39

Viewing SharePoint Components from a High Level . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40

SharePoint Farm. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41

Shared Services Providers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41

Excel Calculation Servers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42

Search Servers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42

Index Servers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . 42

Web Servers. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42

Database Servers. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42

Content Databases. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  . . . . . . . . 43

Web Applications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  . . . . . . . . . . . . . 43

Site Collections . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  . . . . . . . . 43

SharePoint Sites . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43

Root Site . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . 43

Managed Paths . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43

Site Content . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44

Architecting the SharePoint SQL Database Environment. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44

Choosing SQL Server Version for SharePoint 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44

Understanding SQL Server 2005 Components . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45

Architecting Server and Farm Layout . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46

Designing the Farm . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46

Designing Shared Services Providers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46

Determining Server Role Placement. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47

Examining Real World SharePoint 2007 Deployments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47

Viewing a Sample Single-Server SharePoint Deployment . . . . . . . . . . . . . . . 47

Viewing a Sample Small SharePoint Farm . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48

Viewing a Sample Mid-Sized SharePoint Farm . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49

Viewing a Sample Large SharePoint Farm . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50

Summary. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52

Best Practices. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52

 

3 Planning Redundancy and Scaling the SharePoint Environment . . . . . . . . . . . . .53

Understanding Scalability for SharePoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53

Mapping SharePoint Functionality to Business Needs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54

Planning for Capacity with SharePoint. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54

Gauging Content Growth . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55

Scaling Logical SharePoint Components. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56

Scaling Out with Site Collections . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56

Scaling Out with IIS Virtual Servers and Web Applications . . . . . . . . . . . . 56

Utilizing and Understanding Clustering for SharePoint. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57

Understanding Active/Passive Clustering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59

Understanding the Active/Active Clustering Mode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59

Choosing the Right Clustering Technology for SharePoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59

Choosing Microsoft Cluster Service for SharePoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60

Choosing Network Load Balancing for SharePoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61

Scaling SQL Server with High Availability Alternatives. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61

Log Shipping . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  . . . . . 62

Windows 2003 and SQL Server 2005 Clustering. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62

Database Mirroring . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  . . . . 64

Choosing the Appropriate SQL Server High Availability Alternative . . . . . . . . 65

Scaling Across a SharePoint Farm . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66

Defining Farm Server Components. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66

Utilizing Shared Services Across SharePoint Farms. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67

Justifying and Deploying Business Portals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68

Leveraging Various SharePoint Components for a Portal Solution. . .  . . . . . . . . . . . . . . . . . .68

Leveraging Full Portal Collaboration with Office 2007/2003 Technologies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69

Managing Business Processes with BizTalk Server 2006. . . . . . . . . . . . . . . . . . 69

Improving Communications and Collaboration with Exchange Server 2007 Integration . . . . . .  . . . . . 69

Addressing Common Business Issues with SharePoint Features. . . . . . . . . . . . . . . 70

Addressing the Redundant Re-creation of Documents with SharePoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70

Addressing the Inability to Efficiently Search Across Different Types of Content. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70

Addressing Inefficient Means of Document Collaboration with SharePoint Document Libraries. . . . . . . . . . . . . .. . 71

Addressing the Excessive Use of Email Attachments/Ability to Know When Documents Have Been Modified . . . . . . . . . . . 72

Addressing Difficulty Organizing or Classifying Content. . . . . . . . . . . . . . . 72

Addressing Access to Line-of-Business Application Information . . . . . . 73

Using SharePoint for Sharing Information with Partners, Vendors, and/or Clients. . . . . . . . . . . . . 74

Deploying a Team Collaboration Solution with SharePoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74

Outlining Business Needs for the Team Collaboration Solution . . . . . . 74

Implementing a Team Collaboration Solution with SharePoint . . . . . . 75

Outlining Ideas for Using the Team Collaboration Solution . . . . . . . . . . . 75

Deploying a Corporate Intranet Solution with SharePoint. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76

Meeting Business Needs with the Corporate Intranet Solution . . . . . . . 76

Implementing the Corporate Intranet Solution. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77

Ideas for Using the Corporate Intranet Solution. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78

Deploying a Customer Extranet Solution with SharePoint. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79

Meeting the Business Needs of the Customer Extranet Solution . . . . . 79

Implementing the Customer Extranet Solution . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81

Outlining Ideas for Using the Corporate Extranet Solution . . . . . . . . . . . . 81

Summary. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82

Best Practices. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83

 

4 Planning the SharePoint 2007 User Environment . . . . . . . . . . . . . . . . . .85

Key Components of the User Environment Design Process. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86

Prioritizing the Goals for the Design of the SharePoint 2007 Environment . . . . . . . . . . . . . . . . 86

Identify the Key Users . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86

Documenting the Design Decisions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87

Designing the Windows SharePoint Services Environment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88

Design Options for Site Collections . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89

Planning Groups and Security Settings for Windows SharePoint Services 3.0 . . . . .  . . . . . . 94

Designing the SharePoint Server 2007 Environment. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96

Choosing the Right Site Template . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96

Planning Groups and Security Settings for SharePoint Server 2007 . . . . . . . . . . . .  . . . 97

Additional Design Decisions for SharePoint Server 2007. . . . . . . . . . . . . . . . 98

Customizing the Site Directory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101

Designing My Sites . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103

Planning the Desktop Configuration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104

Adopting Windows Vista . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104

Browser Options. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104

Planning for Microsoft Office Product Integration. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106

Reviewing Lessons Learned from Previous SharePoint Implementations . . . . . . . . . . . . . . . . . 107

Adoption Patterns for SharePoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107

Planning Architecture Upgrades Based on Usage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108

Typical Problems Encountered . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110

Staffing for SharePoint Support . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110

Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111

Best Practices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112

 

5 Installing Windows SharePoint Services and Microsoft Office SharePoint Server 2007 . . .. . . . .115

Examining SharePoint Installation Prerequisites . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116

Defining Hardware Prerequisites for SharePoint 2007. . . . . . . . . . . . . . . . . . 116

Examining Software Requirements for SharePoint 2007. . . . . . . . . . . . . . . 116

Outlining Additional Prerequisites . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117

Installing the SharePoint Server Operating System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118

Installing Windows Server 2003 Base OS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118

Updating and Patching the Operating System. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120

Installing the SharePoint Database Platform. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122

Installing the Prerequisite IIS Admin Tool . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123

Installing SQL Server 2005 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124

Installing Microsoft Office SharePoint Server 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128

Installing SharePoint 2007 IIS Prerequisites . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128

Installing .NET Framework 3.0 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129

Installing the MOSS 2007 Package . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130

Configuring Services on the Server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134

Create the First Web Application . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136

Configuring Farm Shared Services. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137

Creating the First Site Collection . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139

Installing Windows SharePoint Services 3.0 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141

Performing WSS Prerequisite Tasks. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141

Installing WSS 3.0 on a Single Server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141

Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143

Best Practices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143

 

6 Migrating from SharePoint 2003 to SharePoint 2007 . . . . . . . .. .145

Formulating a Migration Strategy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 145

Outlining Supported Migration Scenarios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146

Assessing Site Migration Readiness. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146

Creating a Prototype Test Environment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147

SQL Database Upgrade Considerations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148

Examining SharePoint 2007 Migration Paths. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148

Examining the In-Place Upgrade Approach . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148

Examining the Gradual Migration Approach . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148

Considering Alternative Migration Strategies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149

Performing an In-Place Upgrade of a SharePoint Environment . . . . . . . . . . . . . 150

Installing .NET Framework 3.0 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150

Running the Pre-Upgrade Scan Tool. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . 151

Correcting Pre-Upgrade Scan Tool Issues . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . 153

Performing the Upgrade. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  . 153

Resetting Unghosted Sites to SharePoint 2007 Site Definitions . . . . . 157

Performing a Gradual Migration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158

Adding Additional Servers to the Upgrade Farm. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160

Upgrading Site Collections Using the Gradual Approach . . . . . . . . . . . . . 160

Finalizing the Gradual Migration. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162

Performing Advanced Migrations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  . 163

Setting Up the Staging Server. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163

Exporting and Importing Sites Using STSADM. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163

Upgrading the Standby Server to SharePoint 2007. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165

Using ISA Server 2006 to Provide for Split Migration Paths . . . . . . . . . . 165

Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165

Best Practices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166

 

Part II Using SharePoint 2007 Technologies

 

7 Using Libraries and Lists in SharePoint 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . .169

SharePoint 2007 Libraries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  . 170

Using SharePoint 2007 Libraries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171

Edit Menu Options for Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181

Other Types of Libraries in SharePoint 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 194

SharePoint 2007 Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . 202

Using SharePoint 2007 Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 203

Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 222

Best Practices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 222

 

8 Managing Libraries and Lists in SharePoint 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . .225

Planning Lists and Libraries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 226

Planning Library Configurations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 227

Planning List Configurations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 230

Using Site Columns . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 232

Using Content Types. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 235

Creating Libraries in SharePoint 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 241

Creating a Document Library. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 242

Creating Other Libraries. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 243

Configuring Document Library Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 244

Document Library Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 244

Document Library Permissions and Management. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 253

Document Library Communications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 257

Customizing SharePoint 2007 Libraries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 262

Creating Columns in Document Libraries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 262

Column Ordering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 268

Column Indexing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 268

Creating Views in Document Libraries. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 269

Creating Lists in SharePoint 2007. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 272

Customizing SharePoint 2007 Lists. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 273

Versioning Settings for a List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 274

Advanced Settings for a List. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 274

Managing Lists and Libraries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 276

Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 280

Best Practices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 280

 

9 Designing and Managing Pages, Workspaces, and Sites in SharePoint 2007 . . . .  . . .283

Planning Pages, Workspaces, and Sites . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 284

Creating Pages and Workspaces in SharePoint 2007. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 292

Creating Basic Pages. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 293

Creating Web Part Pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 294

Creating Workspaces in SharePoint 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 296

Creating Sites from the Collaboration Tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 303

Team Site . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 303

Blank Site . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 303

Wiki Site . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 304

Blog Site. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 306

Creating Sites from the Enterprise Tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 309

Document Center . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 310

Records Center . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 312

Personalization Site . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 312

Site Directory. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 315

Report Center . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 320

Search Center. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 321

Creating Sites from the Publishing Tab. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 323

Configuring the Look and Feel of Sites. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 323

Basic Customizations Using Icons and Master Pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 324

Navigation Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 324

Site Themes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 326

Save Site as a Template . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 326

Reset to Site Definitions. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 328

Mobile Pages. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 328

Using the Galleries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 330

Web Part Gallery . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 330

Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 333

Best Practices . . . . . . . . . . . . . . . . .  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 333

 

10 Using Word, Excel, and Excel Services with SharePoint 2007 335

Overview of the New File Types in Office 2007. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 336

Using Word 2007 and 2003 with SharePoint 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 336

Strategies for “Mixed” Word (2007, 2003, and Earlier) Environments . . . . . . . . .  . . . . . . . . . . 336

Using Word 2003 with SharePoint 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 339

Using Word 2007. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 341

Using Excel with SharePoint 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 348

Using Excel 2003 with SharePoint 2007. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 348

Using Excel 2007 with SharePoint 2007. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 352

Excel Services in SharePoint 2007. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 359

Excel Services Settings in Shared Services Administration . . . . . . . . . . . . 359

Using the Excel Web Access Web Part. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 360

Supported and Unsupported Features When Loading a

Workbook in Excel Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 362

Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 364

Best Practices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 364

 

11 Leveraging Additional Office 2007 Products in a SharePoint 2007 Environment . .. . . . .367

Using Outlook 2007 with SharePoint 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 367

Using Outlook 2003 with SharePoint 2007. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 368

Using Outlook 2007 with SharePoint 2007. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 370

Using Access 2007 with SharePoint 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 379

Linking List Information to an Access 2007 Database. . . . . . . . . . . . . . . . . . 380

Exporting List Information to an Access 2007 Database. . . . . . . . . . . . . . . 381

Creating Email from Access 2007 Requesting Input . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 382

Reporting Tools in Access 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 385

Creating SharePoint 2007 Lists in Access 2007. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 385

Using Project 2007 with SharePoint 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 386

Using Visio 2007 with SharePoint 2007. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 387

Link SharePoint List Data to Shapes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 387

Leveraging SharePoint 2007 to Publish Visio 2007 Files. . . . . . . . . . . . . . . 388

Using Visio 2007 for Quick Gantt Charts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 389

Using Visio with SharePoint 2007 Tasks Lists. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 390

Using PowerPoint 2007 with SharePoint 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 391

Using OneNote 2007 with SharePoint 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 392

Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 394

Best Practices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 394

 

12 Implementing Records Management and Enabling Web Content Management in SharePoint 2007 . .  . .397

Implementing Records Management in SharePoint 2007. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 398

Creating the Records Center . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 399

Configuring a Records Center as an External Service Connection . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 400

Enabling Auditing for the Site Collection. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 401

Creating Site Collection Policies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 403

Using Content Types to Ensure Proper Categorization in the Records Center . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 403

Creating Additional Document Libraries in the Records Center . . . . 406

Modifying the Record Routing List to Route Content Types . . . . . . . . . 406

Email Content as Records. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 407

Enabling Web Content Management in SharePoint 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 408

Publishing Templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 410

Publishing Sites . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 410

Edit Content in the Field Controls. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 413

Leveraging Reusable Content. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 416

Choosing a Different Master Page for a Publishing Site. . . . . . . . . . . . . . . . 416

Modifying the Master Page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 417

Creating Master Pages and Page Layouts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 421

Cache Profiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 423

Working with Site Variations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 425

Document Conversion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 427

Web Publishing and Deployment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 428

Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 432

Best Practices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 432

 

13 Benefiting from the Enhanced Search Capabilities in SharePoint 2007 . . . . . . . . . . . .435

Comparing Search Functionality in Different Versions of SharePoint 2007 . . . . . . .  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 436

Windows SharePoint Services 3.0 Search Service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 437

Testing Windows SharePoint Services Search Functionality . . . . . . . . . . 438

Excluding .aspx Pages from Indexing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 440

Rebuilding the Index. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 441

SharePoint Server 2007 Search Capabilities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 442

Managing Search Configuration Settings in SharePoint Server 2007. . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . 444

Search Services in SharePoint Server 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 444

Configuring Search S