Excel+AI表格制作與數據處理從新手到高手

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目錄

緒論 DeepSeek 賦能

0.1 註冊DeepSeek 賬號並登錄 2

0.2 開始使用DeepSeek 3

0.3 向DeepSeek 發出清晰具體的指示 6

0.4 生成公式時指定單元格位置、範圍 8

0.5 生成公式時將判斷條件描述完整 10

0.6 對DeepSeek 的回復進行追問 12

第1章 掌握快捷的數據輸入方法

1.1 了解數據的幾種類型 16

1.1.1 文本型數據 16

1.1.2 數值數據 17

1.1.3 日期與時間數據 19

1.1.4 外部數據 21

1.1.5 輸入特殊符號 23

1.2 智能的批量輸入 24

1.2.1 批量輸入相同數據 24

1.2.2 填充序號 24

1.2.3 填充輸入日期 26

1.2.4 DeepSeek指導快速將缺失數據自動填滿 27

1.3 數據有效性驗證 28

1.3.1 限制只能輸入指定類型數據 28

1.3.2 限制輸入數據的大小 29

1.3.3 建立可選擇輸入的序列 30

1.3.4 設置鼠標指向時顯示輸入提示 31

1.3.5 DeepSeek指導禁止輸入空格 31

1.3.6 DeepSeek指導禁止輸入重復數據 33

1.3.7 DeepSeek指導禁止錄入周末日期 33

1.4 表格數據的移動、復制 35

1.4.1 移動數據到新位置 35

1.4.2 復制數據 36

1.4.3 實用的選擇性粘貼功能——匹配目標區域格式 37

1.4.4 實用的選擇性粘貼功能——將公式計算結果轉換為數值 38

1.4.5 實用的選擇性粘貼功能——數據驗證的復制使用 38

1.4.6 實用的選擇性粘貼功能——DeepSeek指導單元格區域進行批量運算 39

1.5 查找與替換數據 40

1.5.1 表格數據的查找 40

1.5.2 表格數據的替換 41

第2章 學會整理不規範的數據

2.1 學會規範建表 44

2.1.1 數據格式要規範 44

2.1.2 表格結構要規範 44

2.1.3 數據應具有統一性 45

2.1.4 不破壞數據的連續性 46

2.1.5 要會整理為二維表 46

2.2 整理不規範的數據 48

2.2.1 DeepSeek輔助處理空白單元格 48

2.2.2 處理重復值、重復記錄 51

2.2.3 DeepSeek輔助處理一格多屬性的數據 52

2.2.4 DeepSeek輔助整理文本型數字 54

2.2.5 DeepSeek輔助整理帶單位的數據 55

2.2.6 整理不規範的文本 57

2.2.7 DeepSeek輔助整理不規範的日期數據 57

2.2.8 謹防空值陷阱 59

第3章 學會合理地美化表格

3.1 規劃表格結構 62

3.1.1 按表格布局合並單元格 62

3.1.2 調整行高列寬 63

3.1.3 補充插入新行（列） 64

3.1.4 補充插入單元格 64

3.2 設置文字格式提升表格層次感 65

3.2.1 字體字號的不同層級搭配 65

3.2.2 豎排文字 66

3.3 設置邊框底紋美化表格 66

3.3.1 為編輯區域添加邊框線 67

3.3.2 用部分框線修飾表格 67

3.3.3 底紋色的簡約美 68

3.4 圖片和繪圖修飾要合理 69

3.4.1 在報表中插入圖片 69

3.4.2 應用樣式快速美化圖片 69

3.4.3 圖形輔助編排表格 70

3.4.4 圖形格式自定義設置 71

3.5 為專業報表添加頁眉頁腳 72

3.5.1 設計文字頁眉 72

3.5.2 設計專業的圖片頁眉 73

第4章 數據的計算

4.1 什麼是公式 76

4.1.1 加、減、乘、除等簡易運算的公式 76

4.1.2 使用函數的公式 76

4.1.3 公式運算符 76

4.1.4 復制公式完成批量計算 78

4.2 公式對數據源的引用 79

4.2.1 引用相對數據源計算 79

4.2.2 引用絕對數據源計算 80

4.2.3 引用其他工作表數據源計算 81

4.3 初學者對函數的學習 82

4.3.1 函數的構成 82

4.3.2 學習函數的用法 82

4.4 了解DeepSeek 給予函數的幫助 83

4.4.1 向DeepSeek詢問Excel函數的語法和示例 83

4.4.2 讓DeepSeek按給定任務提供Excel公式建議 84

4.4.3 根據DeepSeek的提示完成公式的編寫 85

4.4.4 用DeepSeek幫助理解公式 87

4.5 常用的函數範例 88

4.5.1 求和函數SUM、SUMIF 88

4.5.2 求平均值函數AVERAGE、AVERAGEIF 91

4.5.3 求最大最小值函數MAXIFS、MINIFS 93

4.5.4 按條件計數函數COUNTIF 95

4.5.5 條件判斷函數IF 96

4.5.6 數據查找函數VLOOKUP 99

4.5.7 日期計算函數TODAY、DATEDIF、WEEKDAY 102

第5章 數據的篩查

5.1 用顏色標記特殊數據 106

5.1.1 用紅色標記庫存量過小的數據 106

5.1.2 用紅色標記工齡在3～5年的數據 107

5.1.3 用紅色標記同一類型的數據 107

5.1.4 用紅色標記本周的日期 108

5.1.5 為不同庫存量亮起三色燈 108

5.1.6 給優秀成績插紅旗 110

5.1.7 自動標識周末日期（DeepSeek輔助建立公式） 111

5.1.8 高亮提醒次日值班人員（DeepSeek輔助建立公式） 112

5.1.9 高亮顯示每行數據中的最大值（DeepSeek輔助建立公式） 113

5.2 數字篩選 114

5.2.1 篩選支出費用大於5000元的記錄 115

5.2.2 篩選成績前5名的學生 115

5.2.3 篩選高於(低於)平均值的記錄 116

5.3 文本篩選 117

5.3.1 包含的篩選 117

5.3.2 不包含的篩選 117

5.4 日期篩選 118

5.4.1 篩選某日之後的所有記錄 118

5.4.2 篩選本月的所有記錄 119

5.5 篩查結果獨立放置的兩種高級操作 120

5.5.1 “與”條件篩選 120

5.5.2 “或”條件篩選 121

第6章 數據的多角度分析

6.1 排序數據 124

6.1.1 快速查看極值 124

6.1.2 滿足雙條件排序 124

6.1.3 按單元格顏色排序 126

6.1.4 自定義排序的規則 127

6.2 多表匯總數據 128

6.2.1 季度總銷售額匯總報表 128

6.2.2 銷售部年平均工資核算分析 130

6.2.3 解決合並計算中位置、順序不同問題 131

6.2.4 合並計算多工作簿中的數據 133

6.2.5 合並計算生成二維匯總報表 135

6.2.6 按單價表與銷售量合並計算總銷售額 137

6.2.7 統計多個月各活動的促銷次數 138

6.3 多角度匯總分析報表 139

6.3.1 不做無意義的匯總 139

6.3.2 按統計目的選擇匯總方式 140

6.3.3 多種統計的分類匯總 141

6.3.4 多級統計的分類匯總 142

6.3.5 隱藏分類匯總明細數據 143

6.3.6 將分類匯總結果整理成報表 144

第7章 插入圖表分析數據

7.1 認識圖表 148

7.1.1 了解圖表的構圖要素 148

7.1.2 選中圖表中的任意對象 148

7.1.3 隱藏、顯示圖表中的對象 149

7.2 根據分析目的創建圖表 149

7.2.1 柱形圖 150

7.2.2 條形圖 150

7.2.3 折線圖 151

7.2.4 餅圖 151

7.2.5 組合圖 152

7.2.6 使用推薦的圖表 152

7.2.7 更改創建的圖表類型 154

7.2.8 更改圖表的數據源 154

7.3 使用迷你圖分析數據 155

7.3.1 創建迷你圖 155

7.3.2 更改迷你圖類型 156

7.3.3 標記數據點顏色 156

7.4 圖表大小調整及復制使用 157

7.4.1 圖表大小及位置調整 157

7.4.2 圖表的復制 158

7.5 圖表對象編輯 160

7.5.1 為坐標軸添加標題 160

7.5.2 重新設置坐標軸的刻度 160

7.5.3 添加數據標簽到圖表上 162

7.5.4 調整系列的間距 162

7.6 圖表的美化設置 163

7.6.1 套用圖表樣式一鍵美化圖表 164

7.6.2 為對象設置線條格式 164

7.6.3 為對象設置填充效果 165

7.7 圖表應用的範例 167

7.7.1 各月銷量達標評測圖 167

7.7.2 計劃與實際營銷對比圖 170

第8章 建立數據透視表分析數據

8.1 了解數據分析利器——數據透視表 176

8.1.1 數據透視表的統計能力 176

8.1.2 數據透視表的結構與元素 177

8.2 數據源有要求 178

8.2.1 不能包含多層表頭 178

8.2.2 列標識不能缺失 179

8.2.3 數據至少要有一個分類 179

8.2.4 數據格式要規範 179

8.2.5 數據應具有連續性 180

8.3 建立數據透視表 180

8.3.1 添加字段獲取不同分析結果 181

8.3.2 解決字段名稱折疊問題 184

8.3.3 將數據透視表轉換為普通報表 185

8.3.4 有新數據源添加時同步更新透視表 185

8.4 匯總與顯示方式 186

8.4.1 哪些情況下要修改值的匯總方式 186

8.4.2 幾種百分比的顯示方式 187

8.4.3 查看任意匯總項的明細數據 189

8.5 兩種分組方式 190

8.5.1 哪些情況下要進行分組統計 190

8.5.2 自動分組 191

8.5.3 手動分組 191

8.6 動態篩選 193

8.6.1 添加篩選字段 193

8.6.2 切片器輔助篩選 194

8.7 統計結果的圖表展示 195

8.7.1 創建數據透視圖 195

8.7.2 優化數據透視圖的顯示效果 196

第9章 日常行政管理分析表格

9.1 客戶資料管理表 200

9.1.1 建立客戶資料管理表 200

9.1.2 DeepSeek輔助返回客戶等級 201

9.1.3 將客戶名稱鏈接到公司網頁 202

9.1.4 篩選指定等級或特定城市的客戶 203

9.1.5 保護客戶資料管理表 204

9.2 員工培訓成績統計分析表 205

9.2.1 計算培訓總成績、平均成績、名次 205

9.2.2 標記優秀培訓者的姓名（DeepSeek輔助建立公式） 207

9.2.3 給優秀成績插紅旗 208

9.2.4 篩選“不達標”的培訓記錄 210

9.2.5 篩選總成績前5名的記錄 211

9.2.6 查詢任意培訓者成績（DeepSeek輔助建立公式） 211

9.3 自動化到期提醒表 213

9.3.1 值班人員提醒表（DeepSeek輔助建立公式） 213

9.3.2 試用期到期提醒表 216

9.3.3 合同到期提醒表（DeepSeek輔助建立公式） 217

第10章 企業人事查詢和人員結構管理表格

10.1 員工個人資料登記表 220

10.1.1 分區擬定內容 220

10.1.2 Excel中的英漢互譯 220

10.1.3 打印員工個人資料登記表 221

10.2 建立人事信息數據表 222

10.2.1 DeepSeek輔助建立公式限制整表輸入空格 223

10.2.2 填充輸入工號 224

10.2.3 正確顯示身份證號 224

10.2.4 DeepSeek輔助建立公式返回員工性別、年齡及計算工齡 225

10.3 員工信息查詢表 227

10.3.1 創建員工信息查詢表 228

10.3.2 建立查詢公式 229

10.3.3 查詢任意員工信息 231

10.4 員工學歷層次、年齡層次、穩定性分析表 231

10.4.1 員工學歷層次分析表 231

10.4.2 員工年齡層次分析表 233

10.4.3 員工穩定性分析直方圖 236

10.5 在職員工結構統計報表（DeepSeek輔助建立公式） 237

10.5.1 統計各部門員工總數、各性別員工人數 237

10.5.2 統計各部門各學歷人數 239

10.5.3 統計各部門各年齡段人數 239

10.5.4 統計各部門各工齡段人數 241

第11章 企業員工考勤和加班數據管理

11.1 建立月考勤記錄表 244

11.1.1 表頭日期的填制 244

11.1.2 周末日期的特殊顯示 245

11.1.3 填制考勤表 247

11.2 建立考勤情況統計表 248

11.2.1 本月出勤數據統計 248

11.2.2 計算滿勤獎與應扣合計 249

11.3 考勤數據分析表 249

11.3.1 DeepSeek輔助建立月出勤率分析表 249

11.3.2 日出勤率分析表 251

11.3.3 各部門缺勤情況比較分析表 252

11.3.4 月滿勤率透視分析表 253

11.4 建立月加班記錄表 255

11.4.1 按加班日期自動判斷加班類型 255

11.4.2 DeepSeek輔助統計加班時數 256

第12章 管理分析員工工資數據

12.1 創建員工工資管理表格 260

12.1.1 創建員工基本工資表 260

12.1.2 員工績效獎金計算表 261

12.1.3 DeepSeek輔助建立公式計算個人所得稅 262

12.1.4 考勤扣款及滿勤獎統計表 264

12.1.5 員工月度工資核算 264

12.2 分析工資數據 266

12.2.1 突出顯示小於平均工資的記錄 266

12.2.2 按部門統計工資額 267

12.2.3 部門平均薪酬比較圖 267

12.3 員工工資條 269

12.3.1 生成員工工資條 269

12.3.2 打印輸出工資條 271

第13章 企業產品銷售與庫存管理

13.1 制作銷售單據 274

13.2 銷售記錄匯總表 275

13.2.1 創建商品基本信息表 275

13.2.2 創建“銷售記錄匯總表” 275

13.2.3 設置公式根據產品編號返回基本信息 276

13.2.4 DeepSeek輔助計算折扣和交易金額 277

13.3 銷售數據分析報表 278

13.3.1 各系列商品銷售額統計報表 278

13.3.2 各系列商品銷售額占比分析報表 280

13.3.3 各系列商品銷售額占比分析圖 281

13.3.4 單日銷售額統計報表 282

13.3.5 暢銷商品分析報表 282

13.4 入庫記錄表 283

13.5 庫存匯總、查詢、預警 285

13.5.1 建立“庫存匯總表” 285

13.5.2 庫存量查詢表 287

13.5.3 庫存預警提醒 289

13.6 本期利潤分析表 290