成功人士這樣整理辦公桌:恰到好處的亂,工作當場完成一半 図解 整理術: 今日から「能率革命」

壺阪龍哉 著 劉錦秀 譯

  • 出版商: 大是文化
  • 出版日期: 2018-02-27
  • 定價: $300
  • 售價: 9.0$270
  • 語言: 繁體中文
  • 頁數: 208
  • ISBN: 9579164053
  • ISBN-13: 9789579164054

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商品描述

工作能力強的人,一早走進公司、面對辦公桌的那一秒鐘, 
明確知道今天該做什麼事、也很清楚優先順序。 
你能嗎? 

請問,你目前的辦公桌: 
‧ 能以電話遙控同事取用你座位上的重要文件嗎? 
‧ 下班時,桌面淨空如飛機跑道,隔天上班卻能一秒鐘進入狀況? 
‧ 電腦的桌面捷徑超過兩行嗎?不常用的重要數位檔案能一分鐘內找到嗎? 
‧ 最下層的抽屜,是否用來立列文件? 

除了捨、活、續之外, 
你更要運用「恰到好處的亂」,才會好拿、好找, 
讓你隨時進入狀況,效率發揮到極致。 

本書作者壺阪龍哉被推崇為日本「辦公室整理術始祖」, 
他指導企業員工「辦公室效率革命」經驗超過30年。 
他表示,光看一個人的辦公桌,就能判斷他的工作能力。 
而那些成功人士又是如何整理桌子的? 

◎整理是為了效率,整頓不是為了整齊。 
整理是「丟掉」不要的東西, 
「整頓」是「為了好拿而排列順序」以及「為了好找而貼上標籤」。 
整理、整頓是為了提升工作效率,你應該先整理再整頓。 

◎文件「站」起來,工作效率才會高。 
能力強的人,重要文件不會只有自己知道放在哪裡。 
立列之後,看一眼標籤就知道文件在哪裡。 
這麼做不但方便自己找、也方便其他同事找,不浪費任何人的時間。 

◎ 充分利用「六三一法則」。 
不要只整理占桌面60%的文件,更把剩下的30%的物品和10%的書籍, 
也加入整理、整頓的項目之中。 

◎ 對付「捨不得丟」的心態,只需60秒。 
高效率的人有兩個做決定的祕密武器: 
(1)丟東西不用未來式思考(總有一天會派上用場), 
而是用過去式思考(過去幾個月有用上嗎?)。 
(2)放進猶豫箱,三個月都沒用到就丟掉。 

桌上一定有這三樣東西: 
能夠一覽年度預定事項的年曆卡、手帳、工作便條。 
這三樣東西能幫你一你走進公司、面對辦公桌的那一秒鐘, 
已經明確知道今天該做什麼事。 

◎ 他們,一定準備好提升效率的7大道具: 
訂書機、便利貼、螢光筆、長尾夾、B6便條紙、透明文件夾、彩色標籤—— 
你一定幾乎都有,但能力強的人怎麼使用這些道具? 

◎電腦桌面是另一張辦公桌,如何整理,也是評估工作能力的重要依據。 
你能把桌面圖示,控制在兩列以內嗎? 
收件匣的信件,如何在一分鐘內處理完畢? 
不懂得方法,上班時間就會被信件占據。 
除了以上幾個方法,壺阪龍哉還教你使用「回憶檔案夾」、 
「最下層抽屜」、「關鍵字點讀法」來幫你提升效率。 

整理辦公桌就是整理腦袋! 
所以,請改變你的辦公桌——從恰到好處的亂開始做起。 

推薦 
拾木文具創辦人及手帳達人╱MUKI 
《經理人月刊》總編輯╱齊立文 
 

作者簡介

作者簡介 
壺阪龍哉 
日本「辦公室整理術始祖」, 1958年畢業於慶應義塾大學經濟系,曾任職鐘紡股份有限公司、共榮工業股份有限公司,後設立湯姆辦公室(TOM OFFICE)研究所,擔任代表取締役(等同公司的董事長或總經理),現為人材育成塾的代表。 

  40年來出版超過20本以上的辦公室整理術著作,至今仍以辦公室效率化的專業顧問身分,活躍於各大企業與政府機關。他是日本首位引進美國「記錄管理系統」、也是用資料盒建立資料管理系統的發明者。 
 

目錄大綱

推薦序 這樣整理,工作更有效率╱MUKI 

前言 你的辦公桌,代表你的工作能力 

第一章 整理是為了效率,不是為了整齊 
工作能力強的人的做事順序 
規則一 「捨」:丟掉╱先整理,再整頓╱捨不得丟,怎麼辦?╱設定「有效期限」,過了就丟 
規則二 「活」:活用╱腦袋要當水龍頭用,不是水桶╱一事一張卡,不用想分類 
規則三 「續」:繼續╱下班前5分鐘,要做2件事 

第二章 整理桌子,就等於在整理腦袋 
千萬別只整理文件 
要丟還是要留,60秒內做決定 
用「過去式」思考該不該丟 
收納:只需一個抽屜、一個檔案櫃 
活用7個道具,亂得恰到好處 
場合一 個人辦公空間╱所有工作,都從辦公桌開始╱稍不留神,桌面就會亂七八糟╱ 
    解決辦法:設置「暫置文件」區╱最下層抽屜,能力強的人怎麼使用?╱ 
    把名片當「資料庫」使用╱分辨要「丟掉」還是要「運用」╱ 
    通訊錄要分「常用」與「備用」╱桌面乾淨如飛機跑道,才可以回家!╱ 
    雙軸管理法:專案、階段 
場合二 與同事共同的空間╱豎立文件,好找又省空間╱用顏色分類,文件快速歸位╱ 
    建立共用資料的使用規則 

第三章 一進辦公室,就知道今天的工作順序 
別花太多時間在手帳上 
手帳,該怎麼挑選? 
使用手帳的6大規則 
桌上有「管制塔」,就能嚴守工作期限 
一進辦公室,就知道今天的工作順序 
把工作拆解成幾個5分鐘任務 
下定決心:今天要準時下班 
用零碎時間終結零碎工作 
公事包如何整理,可成為行動辦公桌 
點讀法──瞬間讀取重點的祕訣 
要速記,但也要讓別人看得懂 

第四章 那張看不見的辦公桌,也要整理整頓 
會不會整理電腦,直接關係到工作效率 
電腦桌面亂七八糟,腦袋就會…… 
這樣整理資料夾,不用花時間找檔案 
收件匣,一分鐘整理完畢 
做備份,就是一種危機管理 
這些工作用電腦處理,反而沒效率 
一天一分鐘的電腦整理術 
太依賴電腦,你會失去4種能力! 

第五章 從人生態度到生活習慣,都可以整理 
先從人生態度開始整理 
重新設計生活習慣 
好好放鬆,工作更有勁 
丟掉無用之物,找回單純生活 
重要文件,不能只有自己知道藏哪裡 
整理,就是「人生的再設計」 
現在就開始動手:整理