麥肯錫時間分配好習慣：20張圖、8個原則， 讓你每一分鐘都比別人有效率！

面對大量事情，總是忙得焦頭爛額？
團隊成員多，卻無法如期完成任務？
學會最強顧問公司在用的兩分鐘原則、果斷決策……
你一次就把事情做好！

　　‧進公司就忙著回mail，預定進度做到加班才完成嗎？
　　‧主管交辦的多項任務，怎麼安排執行順序最有效率？
　　‧工作遇到突發狀況，應該由自己處理還是請同事幫忙？
　　‧跟其他團隊合作時，如何溝通協調可以更省時間？

　　★學麥肯錫分配時間，你每1分鐘都比別人有效率！
　　被工作追著跑的原因，說到底，就是沒有養成時間分配的好習慣。
　　本書提出麥肯錫的8個時間管理原則，像是5W2H原則、WBS結構、優先原則……，還有易懂易學的20張圖表，讓你一次就瞄準工作重點，擺脫手忙腳亂、不斷被干擾的困境，從此不再忙得團團轉，而且天天績效紅不讓！

　　★用8原則掌握關鍵，花最少時間完成最多事！
　　◎優先原則：「緊急且重要」的事都能做好
　　許多人都知道「緊急的事必須優先做」，於是忙著處理緊急的事，讓重要的事變得緊急才處理，導致欠缺規劃就草率執行，自然無法達成預期效果。那麼，麥肯錫顧問都優先處理什麼事呢？
　　【方法】
　　1. 用四象限分析法，找出「緊急且重要」的事項。
　　2. 將上述的事項從「待辦」調整為「必辦」。
　　3. 每天下班前，將第二天必辦的5件事列成清單，然後第二天確實執行。

　　◎一次原則：「該做」的事第一次就做好
　　很多人覺得自己做事時間緊迫，總想著先應付一下、再找時間處理，就匆促完成工作而不在乎品質，結果反而耗費更多時間和精力，來修正錯誤。因此，麥肯錫培訓顧問時，總是強調「第一次就要把事情做好」。
　　【方法】
　　1. 將工作分成幾個部分，一次好好完成一個部份。
　　2. 不要求做到完美才出手，可以詢問相關者的意見。
　　3. 吸取前人的實務經驗，以降低失誤率。

　　◎兩分鐘原則：「突發」的事不再疏漏或拖延
　　人們碰到規劃外的事，例如突然客戶要你回電，往往會先想想要何時及如何處理，並列為待辦事項，這就花費5分鐘以上。麥肯錫建議，應該依據「兩分鐘原則」來決定怎麼因應，以避免事情升級為緊急任務。
　　【方法】
　　1. 以「能否2分鐘內完成」做為判斷標準。
　　2. 若能2分鐘內完成，就馬上去做，然後重新專注在既定的工作。
　　3. 若無法2分鐘內完成，便確認處理的優先順序，並列入工作清單。

　　★用20張圖快速理解，在工作與生活上實踐！
　　【圖表】運用WBS結構，分解專案任務
　　【圖表】根據每天的生理節奏，安排關鍵任務
　　【圖表】透過3步驟思考，果斷做出決策
　　【圖表】實行番茄工作法，在緊繃中鬆一口氣
　　【圖表】繼續拖延vs立刻行動，比較兩者的利益
　　【圖表】把握工作與日常生活的4個空檔

名人推薦

　　精實管理顧問　江守智

李志洪

　　畢業於武漢大學管理學院，現為某大型管理顧問公司專業經理人。身為麥肯錫理論研究與實踐者，深刻理解時間管理的重要性，並在探索實務方法的路上有豐富心得。

前言  成就的高低 ，取決於時間分配的效率！

第一章  任務來臨時，麥肯錫習慣盡早擬定計畫
【5W2H原則】先問為什麼要做這件事？再問……
圖1 以家電商品為例，你得搞清楚這7個問題
【WBS結構】將任務逐級分解，不再重複和遺漏
圖2 用WBS分解專案任務（以樹狀圖呈現）
圖3 用WBS分解「產品客服」（以清單呈現）
圖4 用WBS幫你解決「生活大小事」
【PERT技術】建立網絡圖，管理計畫的進度與資源
圖5 將計畫的各項活動繪製成PERT網絡圖
突發狀況怎麼辦？釐清3件事就能迎刃而解

第二章  任務執行時，麥肯錫習慣先做最重要的事
【優先原則】緊急且重要的事，排在第一順位
圖6 依照重要性與緊急程度，建構四象限圖
【兩分鐘原則】立刻做兩分鐘可完成的事，以免事態升級
【80/20法則】用80％的精力，處理最重要20％的事
圖7 如何根據自己的生理節奏，安排任務呢？
同類的瑣事要集中辦理，速度比別人快2倍
習慣做好「細節管理」，可避免留下隱患
如何養成「果斷決策」的習慣？
圖8 透過3步驟思考，快速做出決定
資料太多太雜時，該怎麼充分準備？
圖9 從蒐集到呈現資料，應有的態度與工具
如何分配任務？你得這樣授權部屬和同事
圖10 牢記3重點，成功獲得同事奧援

第三章  任務太多時，麥肯錫習慣採取的拒絕模式
怎麼搞定跨部門合作的門戶之見？
圖11 根據合作人數多寡，用不同的溝通方式
你是否一講電話就落落長？有這個狀況最好……
圖12 節約電話使用時間有3訣竅
怎麼拒絕額外的工作，還不會「變黑」？
圖13 把握5關鍵，巧妙推掉額外工作
主管是造成你時間分配問題的殺手嗎？
圖14 與主管討論工作分配，要注意8要點
主管千萬別做救火隊，因為……
圖15 高明的主管善用會議，處理部屬問題

第四章  任務卡住時，麥肯錫習慣運用的解套思維
下班前做2件事，就能改善拖延症候群
利用零碎時間，你一年多完成365件事！
圖16 把握工作與日常生活的4個空檔
【一次原則】一次搞定可以節省重複做的時間
預留休閒時間，因為腦袋清楚能讓事情更快完成
圖17 番茄工作法幫你在緊繃中鬆一口氣
圖18 成功者都這樣平衡工作和生活
為何負面情緒是做事的頭號敵人？
圖19 繼續拖延vs立刻行動，差別在……
【學無止境原則】充實技能是提升效率的王道
圖20 用5訣竅大幅激發你的學習力