用表格管理，工作少 40%─當主管一定要會的工作圖解術

<簡介>

【本書三大特色】
‧以漫畫形式呈現第一次當主管面臨的挑戰與難題
‧提供五種表格、兩種方法，掌握工作內容，輕鬆持續改善
‧獨家提供兩則插頁表格，以採購部門與業務部門為例，立即可幫助你全面掌握工作項目，設立檢查點，完成目標。

【其實，上班很多工作不該做！】
日本現場管理大師告訴你，主管只要做對兩件事：
1.使用工作分解圖，確立你的「管理點」，
2.表列工作清單，便能消滅浪費時間的業務，
套用本書，你一定能達成部門目標！

主管是公司與基層員工之間的橋樑。
然而，不知道自己該做些什麼的主管，遠比我們想像中來得多！所以造成，(1)主管和部屬爭做同一件事；(2) 工作永遠做不完！

但是，請別忘了，「部屬的績效管理」才是主管最重要的職責：(1)達成企業期待的目標；(2)激發部門和團隊最大潛力；(3)讓部屬學會達成目標的方法。掌握本書提供的祕訣和重點，主管就能輕鬆做好管理！

很多主管雖然擁有頭銜，卻做著與部屬大同小異的工作，每天處理各種瑣事，忙得焦頭爛額……。但是，你可以跟他們不一樣。你得知道主管真正該做的是什麼，不用跟部屬搶工作，用表格做管理，就能減少40％的工作，建立高績效團隊！

日本現場管理大師、本書作者大西農夫明強調，企業的成功仰賴團隊的共同努力，主管的核心價值就是讓部屬用高效率完成業務，使部門達成企業訂定的目標。他將二十多年的諮詢顧問經驗，歸納成這本祕笈，幫助你徹底掌握真正關鍵的工作，消滅只是浪費時間的業務，並學會具體實用的管理技巧，於是你就有更多心力帶領團隊，不斷創造出驚人績效。到底什麼方法有這麼神奇的效果？

答案是「表格管理」。大西農夫明教你利用「工作改善原則」，透過消除、合併、重排、簡化，來規畫及運用表格，減少40％的工作量，讓你聰明做好管理。對於「作業目標為何？」「是否重複執行？」「怎樣的做法最合適？」「投入與產出是否合算？」等重點，都可以一目瞭然。這本祕笈穿插了許多的簡單圖表和鮮活漫畫，幫助你輕鬆學會「表格管理」的技巧，例如：

◆繪製工作分解圖，一眼便可看出主管的目標和任務。箇中有什麼訣竅？
◆部門之間橫向的溝通與整合，是主管重要的功能之一，怎樣辦到？
◆設定管理點，可以正確判斷部屬是否達成目標。管理點是什麼？如何設定？
◆「工作改善原則」中的「重排」，是甚麼意思？
◆如何交辦工作，才不會讓有的部屬忙翻、有的部屬裝忙？
◆「計畫目標」與「實際執行」之間的落差，怎樣具體改善？
◆在循環管理的過程中，持續追蹤以使執行保持連貫性，但重點和訣竅是什麼？

書中還提供了超實用的「工作分解和功能確認表」，以及「高效溝通原則圖」。你可以馬上應用，表格裡面沒有的工作可以不用再做，也不會發生溝通障礙的問題。不論是管理哪個團隊或部門，一旦學會「表格管理」的技巧，立刻可以減少40％的工作量，讓你準確瞄準團隊目標，激發出部屬最大潛力，建立高績效團隊，做個最具競爭力的主管。

<目錄>

摺頁①：採購部門的工作，看這張就夠了！
摺頁②：業務部門的工作，看這張就夠了！
一分鐘用漫畫學管理
前 言 讓你抓準全盤工作的關鍵

第１章　用表格就會知道，主管該做什麼
◆為什麼部門需要主管？
向部屬傳達經營者的理念╱向經營者反應現場問題╱主管不是傳聲筒╱
不讓小事變成大損失╱強化企業體質的關鍵人物
◆掌握部門的工作
只顧眼前，就忽略關鍵╱部門的存在，來自企業目標╱你知道老闆的期待嗎？╱
部屬得了解部門任務
◆主管的工作分類
主管加給是經營者津貼╱工作再忙，也有自己的任務╱圖解主管的四種業務╱
為了預算和獎金打拚！╱遇到瓶頸怎麼辦？

第2章　用表格就能釐清，部門功能與業務
◆不再馬後砲管理
第一步，掌握部門功能╱該做的工作，原來不只這些╱同樣是工作，重要性大不同╱
　分派部屬工作，有什麼原則？
◆目標變成具體項目
目的不同，做事方法也要變通╱兩種以上方法，滿足工作需求╱
執行提案分解為細部作業╱
◆用工作分解圖，了解所有運作
如何製作工作分解圖╱部屬是否在瞎忙？╱找出該做的工作╱還能對應環境變化

第3章　用表格設定管理點，就能檢核成效
◆管理點，部門管理的關鍵
　什麼是管理點？╱先思考目的，再設定管理點╱部屬的行動成果化為數字╱
　建立零失誤的團隊
◆如何設定管理點
　查核部屬工作方法╱熟悉工作目的╱依照管理點變化，調整執行方法╱
　在分解圖中設定管理點
◆區分主管與組長的管理範圍
　主管決定管到哪裡，剩下交給組長╱主管大小事一手包，組長無法獨當一面╱
　主管和組長，分工又合作╱除了實務，組長也要明白目的╱
　讓組長會管理，是主管的職責
◆從關鍵績效，發現隱藏問題
　用管理點變化，判斷流程優劣╱績效好，更要掌握原因╱
　排除問題也是組長的職責？╱釐清上下階段管理點，問題點現形

第4章　用表格進行檢討，擺脫不該做的工作
◆重新檢視主管的工作內容
　只做眼前工作，看不清任務全貌╱主管只重實務，績效永遠平平╱
　實務不可超過全部工作五○％╱
◆主管工作減量方案
　首先，列出個人工作內容╱用ＥＣＲＳ原則，減少工作量╱
　無法判斷目的，立刻刪除工作
◆部屬能做的，儘量放手交辦
　主管的實務比例，與部屬的成長成反比╱事情非親自動手才行嗎？╱
　「報、聯、商」交辦工作╱受委任的部屬，照樣能準時下班

第5章　用表格幫助部屬，改善工作質量
◆部屬工作總體檢
　列出部屬所有的工作╱部屬工作清單，管理的基本功╱
　清單對照分解圖，幫助資源配置
◆該延續的是目的，不是方法
　有些工作特別費時，怎麼辦？╱同性質的事，一次做好！╱
　不能全依賴電腦，手寫的好處╱哪些工作不再重要╱你得知道部屬的做事習慣╱
　專心工作的時間，只有六○％
◆讓部屬不再累翻與裝忙
　評估部屬工作量，用什麼表格？╱忙翻的部屬，如何善用他╱
　裝忙的部屬，怎樣糾正他╱
◆主管率先準時下班
　下班後的聚會，讓部屬準時下班╱主管不準時下班，結果……╱
　怎樣管理部屬的時間╱規畫工作順序的好處

第6章　用表格帶領團隊，達成業績目標
◆企業期待主管，領導部屬
　不該做部屬的工作╱部門領航者，不偏離分解圖╱整頓工作流程
◆營運管理占五○％以上
　代替經營者掌管部門營運╱採購部門的案例╱如何培育人才，讓管理事半功倍╱
主管必備的策略規畫，是什麼？╱
◆目標與執行有落差，用什麼表格改善？
　業務部門的案例╱一年內能做到的，才是明年度的目標╱
課題藏在第三和第四階段功能中╱實態調查，避免紙上談兵╱
頭號重點是目標管理
　
第7章　用表格達成目標，持續改進部門績效
◆ＰＤＣＡ的方法和好處
　如何訂定實現目標的計畫╱不能達成目標的行動，不算執行╱
　必須查核哪四件事？╱從查核到矯正，該怎麼做？╱每週進行一次
◆用主管月報表，分析每週工作成果
主管月報表是成績單╱從目標到改善策略，一張表格搞定╱分析管理點數據，找出漏洞╱　　
　將對策轉化為執行，有三個重點
◆用部屬月報表，記錄執行內容和成果
　記錄執行狀況，達成目標的起步╱除了記錄，還要面談╱
　主管要牢記：不追蹤進度，與成功無緣╱
◆部門管理要靠平時
　每天聽取報告，成功的第一步╱每天查核十分鐘，職場管理基本功╱
　凝聚力量，不能只靠工作關係╱高效溝通：縱向橫向交流順暢

圖解高效溝通：主管溝通的基本原則

<前言>

讓你抓準全盤工作的關鍵
許多剛晉升為部門主管的人，雖然積極參加各種課程，學習新的管理職務應該擁有的心理準備與領導方法，但是他們很少人可以具體而完整地回答：「部門主管該做哪些事情？」
於是，大多數的部門主管繼續從事過去擔任組長時的工作，在摸不著頭緒的狀態下執行新的管理任務，像是人事考績評量、出席主管會議等等（注：在本書中，「組長」是指在工作現場裡監督員工執行工作的初階幹部，由部門主管直接管理。）
然後，當工作越來越多、分身乏術時，才將組長時期的工作分派給部屬，硬著頭皮繼續做下去……。
因此，這些部門主管丟不掉組長時期的工作，身處在公司要求與業務承辦部屬的夾縫當中，每天都得應付眼前不斷發生的煩雜瑣事。
　　事實上，部門主管如果不能從夾縫與雜事當中跳脫出來，就跟一般部屬沒有什麼不同。
我曾經訪談許多位企業經營者，詢問他們對中階主管的看法，並透過管理職的研習課程和實務操作，觀察到部門主管實際上所面對的種種課題。這幫助我思考「什麼才是管理者應該做的事」，在本書中提出管理及領導團隊的有效方法。
一家企業能夠順利營運，仰賴各個部門的組織運作。一個部門之所以存在，是因為企業對該部門有所要求和期待。
　　而且，部門為了達成企業訂定的目標，需要由主管來帶領成員，因此實現理想和目標正是部門主管工作的核心價值。換句話說，「部門存在的理由」、「主管存在的理由」、「主管的工作」這三者，其實是息息相關的。
從眾多競爭者中脫穎而出的部門主管，必定有某些特質優於其他的員工。為了更加精進，這些主管要認清「部門存在的理由」、「主管存在的理由」、「主管的工作」這三者之間的關係，才能夠理解部門主管的工作與組長的工作有什麼差異，自己的精力該花費在哪些事情上，進而抓準全盤工作的關鍵，讓管理變得更有效率。
我期待本書能幫助每位讀者實現自我成長，如果您因為實踐書中所提到的管理原則和要領，而在職場上有更傑出的表現，我將倍感榮幸。

<作者簡介>

大西農夫明
現場管理大師。現任ADVANCE經營株式會社董事。
曾任職神戶PANTECH株式會社（現改名為神户製鋼SOLUTION株式会社）。自1990年起，從事以製造業為主的諮詢顧問工作。諮詢指導的內容，包括提升生產力、建構品質系統、精實生產管理等，深獲業界好評。
他重新構築「管理者的職務」，創造「管理點管理」的經營模式，建立一套從經營者、主管到一般員工都受用的管理循環體系。他提出的觀點和方法適用於行政事務、生產製造等各個部門，有助於企業培育管理人才與強化管理能力，達到改善組織體質的效果。
著作有《輕鬆學會5Ｓ管理實務》《工廠管理者讓部門轉虧為盈的技巧》。

<譯者簡介>

郭乃雯
台北市人。高中畢業後，留學神戶及東京四年，回國後曾於科技業擔任專案管理師及業務。現為專職譯者。譯有《主管的能耐是讓員工願意做不樂意的事》《拋開SOP，業績就長紅》《熬夜者的吃、睡、動身體回復術》《成功者的手感》《不想在公司升遷，你才會成功》《8個花錢的好習慣，我一輩子不缺錢》《不要計畫的人生，更容易成功》（大樂文化出版）。